AVISO de las NORMAS de PRIVACIDAD
del Condado de Gaston

ESTE AVISO DESCRIBE COMO SU INFORMACIÒN MÉDICA PUEDE SER USADA Y COMPARTIDA Y CÒMO PUEDE USTED TENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN.POR FAVOR, LÈALO CUIDADOSAMENTE.

EFECTIVO: del 14 de abril del 2003

Si usted tiene alguna pregunta ó solicitud, favor de leer la lista al final de este aviso.

Tenemos el deber legal de proteger su información de salud.

• Tenemos que proteger " PHI " que hemos creado ó recibido en el pasado, presente, ó futuras condiciones, cuidados provistos ó pagos por su cuidado médico.
• Tenemos que notificarle cómo protegemos " PHI " de usted.
• Tenemos que explicarle cómo, cuándo y el porqué usamos y divulgamos su "PHI."
• Sólo usaremos y divulgaremos su " PHI " como se describe en este aviso.

Este aviso describe las formas en que podemos usar y revelar su información . Además, podríamos hacer otros usos y divulgaciones que ocurrieran y que fueran derivados de lo yá permitido en este aviso.

Estamos obligados a cumplir con los procedimientos en este aviso. Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de este aviso y establecer nuevas disposiciones de aviso que serán valederas para toda la PHI que mantenemos, aunque primero, tenemos que:

• Colocar el aviso enmendado en nuestras oficinas.
• Poner a disposición copias del aviso enmendado, si se solicitan ( yá sea en nuestras oficinas ó através de la persona de contacto indicado en este aviso); y
• Colocar el aviso enmendado en nuestra página web.

Gaston County y Gaston Family Health Services han establecido un Arreglo Organizado del Cuidado de Salud (OHCA) donde si usted es actualmente ó en cierto punto se hace paciente del Gaston Family Health Services, su información podría ser divulgada al Gaston Family Health Services con el propósito de seguir asistiéndole con su cuidado médico.

Podemos usar y divulgar su Información de Salud Protegida (PHI) para proveer, coordinar ó administrar su atención mèdica y servicios conexos o Esto puede incluir la comunicación con otros proveedores de atención a la salud con respecto a sus tratamientos y la coordinación y administración de su salud con otros, incluyendo la transferencia de PHI por medio de radio de comunicación ó teléfono al Hospital ó al despachador de ambulancia. Por ejemplo, podemos usar y revelar su PHI cuando usted necesite una receta médica, análisis de laboratorio, radiografías u otros servicios de atención médica. Hay ciertos servicios provistos en nuestra organización por medio de contratos. Algunos ejemplos incluyen servicios médicos en el departmento de emergencia y radiología, ciertas pruebas diagnosticas, servicios utilzados para la reprodución en microfilm de archivos médicos y agencias de cobros. Cuando estos servicios son contratados, podemos revelar información contenida en su expediente médico de manera que estos servicios sean rendidos en una forma apropiada y facturarle a usted ó a su plan de salud por servicios prestados.

EJEMPLO: Quizás su médico tenga que compartir su información médica con otro proveedor de atención médoca. Por ejemplo, si a usted se le refiere a otro médico, ese médico tendrá que saber si usted le tiene alergia a algún medicamento. Igualmente, su médico compartirá con una farmacia cuando éste le receta un medicamento.

2. Podemos usar y revelar su PHI para obtener el pago por servicios prestados.

En general, podemos usar y revelar su información médica a otros que preparan las cuentas ó facturas y que cobran el pago por el tratamiento y los servicios que usted recibió. Antes de que usted reciba los servicios programados, podemos compartir su información acerca de estos servicios con su(s) plan(es) de salud. Al compartir la información, podemos preguntar acerca de su cobertura conforme a su plan de salud ó póliza de seguro médico y pedir aprobación del pago antes de proporcionarle los servicios. También podemos compartir porciones de su información médica con los siguientes:

• Departamento de facturación;
• Departamento u organizaciones de cobranza;
• Empresas de seguros, planes de salud que le proveen cobertura a usted, así como a los representantes de estas;
• Departamentos del hospital que examinan la atención que usted recibió para verificar que ésta y los costos asociados con la misma fueron apropiados para su enfermedad ó lesion, y
• Agencias que mantienen información, crediticia sobre consumidores ( por ejemplo, departamentos de crédito).

EJEMPLO: Digamos que usted está recibiendo cuidados de maternidad con nosotros.  Tendremos que darle información acerca de su condición a su plan de salud, los articulos que usamos y los servicios que recibió ( como ultrasonidos, monitador fetal, etc.). Se le dá esta información al departamento de facturación y a su plan de salud para que se nos pague ó para que le reembolsen a usted.

3. Podemos usar y revelar su información de salud protegida ( PHI ) para operaciones de atención médica.

Podemos usar y revelar la PHI al desempear nuestras actividades empresariales, que nosotros llamamos " operaciones de atención médica." Estas operaciones de atención médica nos permiten mejorar la calidad de la atención médica. Algunos ejemplos de la manera en que podemos usar ó revelar su PHI en " operaciones de atención médica " incluyen los siguientes:

• Examinar y mejorar la cadidad, eficiencia y costos de la atención que nosotro le proporcionamos a usted y a los demás pacientes. Por ejemplo, podemos usar su PHI para desarrollar maneras en que podemos ayudar a nuestro personal y proveedores de atención médica para decidir que tratamiento médico se deberá proveer a otros.
• Mejorar la atención médica y reducir los costos para grupos de personas que tienen problemas de salud similares y para ayudar a administrar y coordinar la atención para esos grupos de personas. Podemos usar su PHI para identificar a grupos de personas con problemas de salud similares para darles información, como por ejemplo, otros tratamientos, clases ó procedimientos nuevos.
• Examinar y evaluar las habilidades, los requisitos y el desempeo de proveedores de atención médica que le están atendiendo a usted.
• Proveer programas de capacitación para estudiantes, aprendices, proveedores de atención médica ó profesionales no del ramo ( por ejemplo, oficinistas ó asistentes administrativos, etc.) para ayudarles a practicar y mejorar sus habilidades.
• Cooperar con organizaciones externas que evalúan la calidad de la atención que nosotros y otros proporcionamos. Estas organizaciones pueden incluir dependencias del gobierno ó entidades de acreditación.
• Cooperar con organizaciones externas que evalúan, certifican ó conceden licencias a los proveedores de atención médica, ó al personal ó a instalaciones en un campo ó especialidad en particular. Como ejemplo, podemos usar ó revelar la PHI para que una de nuestras enfermeras se certifique como que tiene pericia en un ramo especifico de la enfermeria, como la enfermeria pediátrica.
• Ayudar a varias personas que examinan nuestras actividades. Por ejemplo, la PHI puede ser vista por médicos que examinan los servicios que se le prestaron a usted, y por contadores, abogados y otros que nos ayudan a cumplir con las leyes pertinentes.
• Planear las operaciones futuras de nuestra organización, así como la recaudación de fondos para beneficio de nuestra organización.
• Realizar actividades de gerencia empresarial y administración en general que se relacionan con nuestra organización y los servicios que ésta provee.
• Resolver las quejas formales dentro de nuestra organización
• Cumplir con este aviso y con las leyes pertinentes.

4. Podemos usar y revelar PHI bajo otras circunstancias sin su autorización.

Podemos usar y revelar su PHI en varias circunstancias en las que usted no necesita dar su consentimiento ó autorización ó en las que no tendrá oportunidad de estar de acuerdo u oponerse. Estas circunstancias incluyen:

• Cuando el uso y/o la revelación es exigida por ley. Por ejemplo, cuando una ley federal, estatal ó local u otro procedimiento judicial o adminstrativo exige la revalación.
• Cuanda el uso y/o la revelación es necesaria para actividades de Salud pública. Por ejemplo, podemos revelar su PHI si usted ha quedado expuesto/a a una enfermedad contagiosa y si podrìa estar en peligro de contraer ó diseminar una enfermedad ó condición
• Cuando el uso y/o revelación es para actividades de supervisión de la salud. Por ejemplo, podemos revelar su PHI a una dependencia de supervisión de la salud. Por ejemplo podemos revelar su PHI a una dependencia de supervisión de salud, tanto estatal como federal, que tiene la autorización, por ley, de fiscalizar nuestras operaciones.
• Cuando la revelación es para algún procedimiento judicial ó administrativo. Por ejemplo podemos revelar su PHI en respuesta a una orden de un tribunal de leyes ó tribunal administrativo.
• Cuando la revelación es para fines de hacer cumplir la ley. Por ejemplo, podemos revelar su PHI para cumplir con las leyes que nos exige notificar cierto tipo de heridas u otras lesiones físicas a las autoridades.
• Cuando el uso y/o revelación se relacona con personas difuntas. Por ejemplo, podemos revelar su PHI a un médico forense del condado para fines de idetificación, si usted llegara a fallecer.
• Cuando el uso y/o revelación se relaciona con la donación de órganos, ojos ó tejidos de undifunto.
• Cuando el uso y/o revelación se relaciona con la investigación médica. Bajo ciertas circunstancias, podemos revelar su PHI para la investigación médica.
• Cuando el uso y/o revelación es para impedir un grave peligro a la salud ó a la seguridad. Por ejemplo, podemos revelar su PHI para prevenir ó atenuar un peligro grave ó inminente a la salud ó seguridad de una persona ó del público.
• Cuando el uso y/o revelación se relaciona con funciones especializadas de gobierno. Por ejemplo, podemos revelar su PHI si se relaciona con actividades de los militares y de los veteranos de guerra, las actividades de inteligencia y de seguridad nacional, servicios protectores para el Presidente y determinaciones ó capacidad médica por el Departemento de Estado.
• Cuando el uso y/o se relaciona con instituciones correccionales y con otras situaciones de custodia por oficiales de la ley. Por ejemplo, en ciertas circonstancias, podemos divulgar información de Salud Protegida a una institución correccional que tenga custodia legal sobre su persona.

5. Usted se puede oponer a ciertos usos y revelaciones.

A menos que usted se oponga, podemos usar ó revelar su Información de salud Protegida (PHI) en las siguientes circunstancias:

• Podemos compartir con un familiar, pariente, amigo, u otra persona que usted ha identificado, la PHI directamente relacionada con la participación de dicha persona en su cuidado ó en el pago por su atención médica. Podemos compartir con un familiar, representate personal u otra persona responsable por su cuidado, la PHI necesaria para notificar a dichas personas dónde usted se encuentra, su condición general ó fallecimiento.
• Podemos compartir su PHI con una entidad pública ó privada (por ejemplo, la Cruz Roja Americana) para fines de ayuda de los danificados de una catástrofe. Aún si usted se opone, todavía podremos compartir su PHI, si fuera necesario para situaciones de emergencia.
• Si usted quisiera oponerse a nuestro uso ó revelación de su PHI en las circunstancias dadas anteriormente, sírvase llamar a la personal de contacto indicada al final de este aviso.

6. Podemos comunicarnos con usted para recordarle de sus citas.

Podemos usar y/o revelar la PHI para comunicarnos con usted para recordarle de una cita que pudiera tener para tratamiento ó atención médica.

7. Podemos comunicarnos con usted con información sobre tratamientos, servicios, productos y proveedores de atención médica.

Podemos usar y/o revelar la PHI para administrar ó coordinar su atención médica. Eso puede incluir que le informemos de tratamientos, servicios, productos y/u otros proveedores de atención médica. También podemos usar y revelar la PHI para darle regalos de valor módico.

Ejemplo: Si se le diagnostica cón diabetes, le podemos decir acerca de servicos de orientación ó nutrición que le podrían ser de interés.

**CUALQUIER OTRO USO O REVELACION DE SU PHI (INFORMACION DE SALUD PROTEGIDA REQUIERE SU AUTORIZACION ESCRITA**

En cualquier otra circunstancia que no fueran las indicadas anteriormente, le pediremos su autorización escrita antes de usar ó revelar su PHI. Si usted firma una autorización escrita que nos permite revelar su PHI después de recibir su cancelación. Con excepción de las revelaciones que estaban en trámite antes de que recibiéramos su cancelación.

Usted tiene derecho solicitar que limitemos el uso y la revelación de su PHI. No obstante, aún cuando concordemos con su solicitud, en ciertas circunstancias, no podremos cumplir con sus restricciones. Esas situaciones incluyen, tratamientos de emergencia, revelaciones al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos, así como los usos y revelaciones descritas en la subsección y de la sección anterior en este aviso. Usted puede solicitar una restricción sometiendo una petición por escrito al personal de oficina ó al personal del frente de Departamento de Salud.

2. Usted tiene derecho a solicitar que usemos maneras diferentes de comunicarnos con usted.

Usted tiene derecho a solicitar la manera y el lugar en que usamos para comunicarnos con usted sobre su PHI. Por ejemplo, usted puede solicitar que nos comuniquemos con usted a la dirección ó teléfono de su trabajo ó por correo electrónico. Usted debe hacer su solicitud por escrito. Nosotros debemos cumplir con solicitudes razonables, pero cuando sea apropiado, podremos condicionar ese cumplimiento de esa solicitud a que usted no provea información sobre cómo se manejará el método de pago, si hay, y su especificación de otra dirección ó método de comunicación. Usted puede solicitar otras alternativas de comunicación sometiendo una petición por escrito.

3. Usted tiene derecho de ver y copiar su Información Protegida de Salud (PHI).

Usted tiene derecho de ver y recibir una copia de la PHI incluida en registros clinicos, registros de facturación y otros que se usan para tomar decisiones acerca de usted. Debe hacer su pedido por escrito. Es posible que le cobremos los costos correspondientes. En vez de proporcionarle una copia completa de la PHI, le podríamos dar un resumen ó explicaciónde su PHI, si usted concuerda de antemano con el formato y el costo del resumen ó explicación. Existen ciertas circunstancias en las que no se nos exige cumplir con su solicitud. En esas circunstancias, le contestaremos por escrito, indicando por qué no concederemos su solicitud y describiendo todos los derechos que usted pudiera tener para solicitar un examen de nuestra denegación. Usted tiene derecho de ver y recibir una copia de la PHI sometiendo una petición por escrito.

4. Usted tiene derecho a solicitar que se enmiende su PHI.

Usted tiene derecho a solicitar que hagamos enmiendas a sus registros clinicos, registros de facturación y otros que se usan para tomar decisiones acerca de usted. Debe hacer su pedido por escrito y debe explicar la razón ó razones por la enmienda. Podremos denegar su solicitud si: (1) la información no fué creada por nosotros (a menos que usted compruebe que el creador de la información yá no está a disposición para enmendar el registro); (2) la información no forma parte de los registros que se usan para tomar decisiones acerca de usted; (3) nosotros creemos que la información es correcta y completa; ó (4) usted no tiene derecho de ver y copiar el registro, tal como se indica en el párafo 3, arriba meniconado. Le diremos, por escrito, las razones por la negación y describiremos sy derecho de darnos una declaración escrita oponiéndose a la negación. Si aceptamos su solicitud para enmendar la información, haremos esfuerzos razonables para informar a otros de la enmienda, incluyendo a las personas que usted disigne y quienes han recibido sy PHI y quienes necesitarán la enmienda. Usted puede solicitar una enmienda de su PHI sometiendo una petición por escrito.

5. Usted tiene derecho a una lista de las revelaciones que hemos hecho.

Si se lo solicita por escrito a nuestra persona de contacto, usted tendrá el derecho de recibir una lista escrita de algunas de las revelaciones de su PHI. Usted puede pedir revelaciones que se han hecho durante los seis (6) aos antes de su solicitud (excluyendo las revelaciones hechas antes del 14 de abril del 2003). No se nos exige incluir revelaciones

• Para su tratamiento
• Para facturación y cobranza del pago de su tratamiento
• Para nuestras operaciones de atención médica
• Solicitadas por usted ó que usted autorizó
• Permitidas por ley cuando el uso y la divulgación tiene que ver con funciones gubernamentales especializadas ó relacionadas con instituciones correccionales y en cualquier situación custodial (favor de referirse a la subsecion B. 4 arriba) y como parte de la información limitada que no contiene cierta información que le podría identificar a usted.

Esta lista incluye la fecha de la revelación, el nombre (y dirección, si está disponible) de la persona u organización recibiendo esta información, una breva descripción de la información revelada, y el próposito de la revelación. Si, por debajo de las circúnstancias permitidas, PHI acerca de usted han sido reveladas para ciertos tipos de investigación, la lista pueda incluir deferentes tipos de inforamción.

Si usted solicita una lista de las revelaciones más de una vez en 12 meses, le podremos cobrar una cuota. Usted puede solicitar una lista de las revelaciones sometiendolo por escrito.

6. Usted tiene derecho a una copia de este Aviso.

Usted tiene el derecho a solicitar una copia de este Aviso en cualquier momento solicitándolo verbalmente ó por escrito. Le proporcionaremos una copia de este Aviso, a más tardar en la fecha en que usted primero recibe servicio de nosotros después de la fecha efectiva de este Aviso (excepto en situación de emergencia y en ese caso le porporcionaremos este Aviso lo antes posible.

1. Dirigente Oficial de Privacidad de departamento en el condado en que usted recibió asistencia.
   1. Department of Social Services: 704-862-7554
   2. Gaston County Health Department: 704-853-5068
   3. Gaston Emergency Medical Services: 704-866-3212
   4. Gaston Family Health Services: 704-853-5294
2. The Gaston County HIPAA Privacy Officer
   212 W. Main Ave./ P.O. Box 1578
   Gastonia, NC 28053-1578

También puede enviar una queja por escrita al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos de América.

Si usted presenta una queja formal, no tomaremos ninguna medida en contra suya, ni cambiaremos de ninguna manera nuestro tratamiento para con usted.